Így válaszd ki az esemény helyszínét

Minden esemény (tréning, konferencia, kiállítás, workshop) megszervezésének egyik legsarkalatosabb pontja a tökéletes helyszín megtalálása. A lehetséges helyszínt az esemény, rendezvény céljának megtervezése, és a résztvevők igényeinek felmérése után kezdd el.

Kövesd az alábbi szabályokat, és találd meg gyorsan a számodra legjobb rendezvény helyszínt!

1. Ha van rá módod, nézz körül az adott helyszínen!

Ez a legjobb módja annak, hogy reális képet kapj, és megtapasztalhasd, hogy mi lesz a résztvevők első benyomása. Ennek fényében már ekkor elkezdhetsz ötletelni arról, hogy milyen apró változtatásokra lesz szükség.

Amikre különösen figyelj:

• ki üdvözli a betérőket, a recepción a megfelelő személyzet van-e
• milyen biztonsági intézkedések vannak érvényben
• milyen az ingatlan állapota (szőnyegek, függönyök, berendezési tárgyak)
• van-e ingyenes Wi-Fi elérhetőség, milyen a lefedettség (beszélj a technikai csapattal is)
• ha az épülethez tartozik szállás, azt is vizsgáld meg
• szükség esetén van-e parkoló és rámpa a kerekesszékeseknek
• van-e (teherszállító) lift
• hogy működik a hűtés, fűtés
• szerepelnek-e az épületen belül és kívül braille jelzések

2. Beszélgess azzal a személlyel, akivel majd közre kell működnöd.

Fontos, hogy megtaláljátok a közös hangot, hiszen csak úgy megy majd olajozottan a tervezés és a munka. Kérj referenciákat, és ismerd meg a személyzetet.

3. Érdeklődj arról, hogy vannak-e olyan szolgáltatók, akikkel kizárólagos szerződést kötöttek.

A kizárólagosság megöli a versenyt, és jelentősen növelheti az árakat.
Gondolunk itt például a virágkölcsönzőkre, és a catering szolgáltatókra.

4. Gondolj a jövőre is.

Ha egy épületet, termet jó előre lefoglalsz, nem árt arról érdeklődni, hogy terveznek-e abban az időszakban felújítást, ki bérelte ki a szomszédos termet és épületet, fog-e változni a tulajdonosi kör, stb.

5. Legyen egy kép a fejedben a rendezvényedről

A helyszínbejáráskor képzeld el, hogy:

• hol lenne a regisztrációs pult
• hol lenne a színpad, és mik (pl. háttérfal) lesznek rajta
• milyen reklám- és kiállítási eszközökkel erősíted a kommunikációt (oszlopok,totemek, megállítótáblák, bannerek, roll-up bannerek, reklámzászlók segíted majd a tájékozódást)
• hol lenne az étkezés (szükséged lehet pultokra, kínálókra)
• hány főt fogadhatsz maximálisan
• ha kültéri rendezvényről van szó, mi a B terv rossz idő esetére
• milyen helyiségeket használhatsz, hol lesz a személyzeti és a raktárszoba
• van-e elég mosdóhelyiség
• lesznek-e vizuális akadályok (világítótest)

Értékeld is, hogy az egyes területek mennyire felelnek meg az igényeidnek. Készíts jegyzeteket és fotókat.

Reméljük, hogy tanácsaink segítségével könnyen megtalálod a rendezvényed ideális helyszínét!